Cómo organizar eventos con garantías de éxito

Aunque pueda parecer lo contrario, unos pocos conceptos claros son la clave para que la organización de eventos sea sinónimo de éxito. Este hecho cobra especial importancia cuando estamos hablando de reuniones de tipo profesional, en las que el futuro de nuestra empresa puede quedar comprometido, pero también tiene que tenerse en cuenta para celebraciones privadas, en las que nos importa que disfruten personas que nos son muy cercanas.

Lo primero que hay que tener claro, aunque parezca una obviedad, es que hay que organizar un evento cuando haya un claro motivo para hacerlo. Organizar un acto solo porque nos lo recomienda nuestro responsable de Marketing es un error, porque no se puede alcanzar un objetivo que no se ha marcado. Por no decir lo insatisfactorio que resultará todo el esfuerzo, tiempo y dinero invertidos, sin saber para qué.

Conocido el motivo, debemos encontrar el mejor encuadre para presentarlo. Es esencial que sepamos cuál es la imagen (informal, sofisticada, sencilla, innovadora) que queremos transmitir, para encontrar cómo hacerlo. De alguna forma, vamos a dejar fijada en nuestros clientes y colaboradores una etiqueta que nos defina.

La organización de eventos es, básicamente, cosa del anfitrión. Por muchas personas que participen en el diseño y preparativos de cualquier acto social, es el anfitrión quien tiene la última palabra sobre cada decisión, incluyendo los mínimos detalles. Y hay una palabra que debe estar en nuestra mente ante cada paso que demos en la organización de eventos, la empatía con los invitados.